Uno de los aspectos más importantes de una empresa, es la contabilidad. Tener un control total sobre ella, puede marcar el camino hacia el éxito o, por el contrario, llevarte al abismo. En un principio, todo se apuntaba en libretas y con eso bastaba, las obligaciones fiscales o las entradas de dinero o los gastos, probablemente eran mucho menores que ahora. Con el paso del tiempo, todo se ha ido informatizando, y una de las herramientas que más se ha usado para tener controlado todo lo referente a contabilidad han sido las hojas de cálculo. Pero, el mundo avanza, y con ello las tecnologías, demostrando que las hojas de cálculo no eran la mejor de las opciones, y aunque nos dé pereza ponernos a aprender cómo utilizar nuevas herramientas, muchas veces, se debe de hacer, para el buen funcionamiento de la empresa.
En este post, te vamos a hablar precisamente, de los inconvenientes que vemos en las hojas de cálculo a la hora de contar con ellas para llevar la contabilidad.
Inicialmente, puede parecer que son baratas y que cumplen con su cometido. Y más o menos así es, pero si la analizamos vamos a ver que en absoluto son la mejor opción.
Para empezar, hay que señalar que las hojas de cálculo llevan mucho tiempo no productivo, es decir, el crear una hoja de cálculo es algo delicado y tedioso, además de que puede llevar a errores. Errores, que luego, van a traducirse en más errores en tus cuentas. Errores que te pueden llevar a tomar decisiones equivocadas. Además, son útiles para una sola persona. Si la contabilidad la tienes que compartir con más gente, deberás de enviar un archivo con cada una de las personas implicadas en este cometido, y si alguna de ella hace alguna modificación, lo mismo o tenerlo en una unidad compartida. En caso de tener que transferir estas hojas, tampoco te va a resultar sencillo, o bien tienes que hacer mini-hojas de cálculo o bien ten claro que tardarán mucho en descargarse.
Las hojas de cálculo como tal no tienen la capacidad que tienen otras herramientas, de automatizarse y que el trabajo de un equipo sea más fluido, de trabajar a tiempo real, por lo que es más complejo que el trabajo se desarrolle en orden y con éxito.
Pero lo peor de todo, es que son causantes de numerosos errores. Cualquier persona puede modificar datos a su antojo y beneficio por lo que no son totalmente creíbles, y en caso de que un error se detecte, conlleva una corrección, es decir, perder tiempo. Por no hablar de que se pierde credibilidad frente a unos inversores por ejemplo, si la contabilidad no es la correcta o bien si se falsea de forma premeditada.
Aunque seamos reticentes en muchos casos, sí que es cierto que debemos de actualizarnos siempre buscando el beneficio de la empresa y de los proyectos de esta. Existen muchas herramientas y software contabilidad que pueden ayudarte a reemplazar las obsoletas hojas de cálculo.