Igual que cualquier otro negocio o empresa, un buen gerente ha de estar al tanto y conocer en todo momento la rentabilidad que se tiene. Por supuesto, sabemos que para llegar a conocer en profundidad lo rentable que es un negocio se ha de tener un control férreo de muchísimas variables, y también hay que tener en cuenta que existen diversos niveles a los que habrá que llegar para descubrir la rentabilidad. En ocasiones será más que suficiente el hecho de conocer de manera superficial nuestra rentabilidad pero en otras habrá que “bucear” mucho más.
Por supuesto, conocerás indicadores como el ROA o el ROE, pero creemos que este tipo de indicadores son simplemente a nivel financiero, lo cual no es en absoluto suficiente: las cifras económicas son vitales y probablemente las más importantes para establecer la salud de cualquier compañía, pero hay muchos otros factores cuyo conocimiento y modificación harán crecer las cifras de la empresa o en su defecto la harán ser deficitaria.
La importancia de un cuadro de mandos para cualquier despacho profesional
Es bien conocido por cualquier gerente o administrador la existencia de los famosos paneles de mando, en los cuales se plasma (ya sea en tiempo real o no) valores de todo tipo que permiten prácticamente de un vistazo detectar cualquier problema en la empresa. Es cierto que los software actuales (ERPs) permiten mostrar los datos meramente económicos, pero existen otras muchas opciones en las que volcar estos mismos datos y añadir otros ratios que pueden tener gran importancia en el día a día de nuestro despacho y que a priori, rara vez medimos.
Te recomendamos por ejemplo Google Data Studio, una herramienta gratuita que permite integrar diferentes fuentes de datos para dar lugar a nuestro cuadro de mando gerencial.
Ratios que podemos integrar en nuestros paneles de mando
A continuación vamos a mostrarte algunos aspectos que seguramente ni se te había ocurrido medir, pero que son de vital importancia para un buen desempeño. ¡Vamos a verlos!
Captación de clientes
El conseguir nuevos clientes debe formar parte de la jornada laboral de un gerente. A diario tendremos llamadas, emails o incluso reuniones presenciales con potenciales clientes. Todas ellas deberían quedar registradas en nuestro sistema de gestión (que incluso puede ser una hoja de cálculo en la que indiquemos fecha, duración, motivo, persona encargada, datos del cliente y resultado como mínimo). De este modo podremos a posteriori evaluar ratios tales como:
- Minutos medios de atención para la obtención del cliente.
- % de efectividad de nuestros trabajadores individualmente hablando para conseguir clientes.
- Días y horas más efectivas a la hora de llamar.
- Medios más eficientes: teléfono, email, whatsapp o presencial.
Gestión de tareas repetitivas
Deberíamos medir de manera proactiva cualquier tarea que realicen nuestros trabajadores, y debe ser una obligación para ellos en su jornada laboral: cada tarea individual debe quedar registrada. Por ejemplo:
- Punteo de 100 facturas del cliente X en el sistema de contabilidad.
- Llamada realizada al cliente Y para resolver una duda.
- Envío de email para solicitar información a un cliente.
- Picar tickets para un cliente.
Por supuesto, todas estas tareas deben indicar los tiempos dedicados. Si somos metódicos obtendremos información más que útil que nos permitirá:
- Saber el coste real que tiene cada cliente para nosotros y de ese modo poder establecer mejor nuestros precios para obtener una mayor rentabilidad.
- Conocer la productividad de cada uno de nuestros trabajadores.
- Descubrir tareas que roban mucho tiempo y que son susceptibles de automatizarse.
- Trabajar en aquellos aspectos que se pueden mejorar y que supondrían una mejora en nuestro trabajo.
Efectividad de nuestros medios de difusión
Es más que habitual que cualquier despacho profesional tenga su página web, una fanpage en Facebook, una cuenta de whatsapp para hablar con los clientes o que incluso haga campañas de publicidad de todo tipo (en prensa, en medios digitales, en google ads…). Al menos de aquellas fuentes “online” hemos de realizar un seguimiento constante y específico. Todos ellos cuentan con herramientas para sacar abundantes estadísticas.
- Saber cuántas visitas llegan a nuestra web y cuánto tiempo se quedan allí.
- Qué publicaciones son las que más interesan a los visitantes.
- Rentabilidad de las campañas publicitarias.
Una vez que tengamos una visión global de todo ello podremos tomar decisiones acerca de cuáles son los medios a los que más nos interesa dedicar nuestro tiempo (o el de nuestros empleados o colaboradores). Por ejemplo, podemos detectar que nuestra web se lleva todo el tráfico y que nuestra página de facebook apenas supone nada. Puede ser en cambio, que veamos que el tráfico a nuestra web no llega de Google, por lo cual es posible que necesitemos contratar a un profesional del posicionamiento web (o SEO) que se encargue de mejorar este aspecto.
Otro escenario posible es que hayamos llevado alguna campaña de publicidad online (a través de Google Ads o de los anuncios de Facebook), que nos haya supuesto varios clientes. En ese caso quizás haya que repetir y mejorar esa campaña en concreto, ya que hemos visto que nos ha resultado rentable.
¿Qué beneficios podemos tener de medir mejor la rentabilidad del despacho?
Muchísimos, imagina por un momento que descubrimos que el 70% de la jornada de dos trabajadores está dedicada a picar tickets o facturas. Ese dato nos puede hacer descubrir que esa tarea nos cuesta x euros al año. Puede que nos interese dar con un software de digitalización de este tipo de documentos que reduciría ese tiempo a la tercera parte (simplemente para revisar lo que haga el software contable). Es probable que el coste de ese software lo amorticemos en apenas unos meses.
Como ves, conocer en profundidad la rentabilidad no sólo económica, también operativa de un despacho profesional parte de la visión crítica y de las ganas de mejorar. Cualquier proceso es susceptible de medirse y también de optimizarse. Documentar bien las tareas y luego extraer conclusiones de estos datos hará que nuestro despacho profesional crezca y no se vea abocado a quedarse atrás. Como todo, la innovación y el desarrollo empresarial requiere de constancia, energía y tenacidad. No dejes que tu gestoría se vea fagocitada por la competencia y toma cartas en el asunto.